Gestión de contratación para la administración pública

GCAP y su funcionamiento

GCAP es una solución para la Gestión de la Contratación en las Administraciones Públicas y organismos que estén regulados por la ley de contratos del sector Público (LCSP).

Se basa en la gestión electrónica de expedientes de contratación a través de una solución desarrollada sobre AuraQuantic, tecnología web de gestión de procesos (BPM). Gracias a esta característica,  GCAP marca al usuario en todo momento los pasos a seguir desde el inicio de la necesidad hasta la finalización de la ejecución del contrato, facilitando y agilizando la tramitación del expediente.

Rápida implantación y puesta en marcha

El proceso de implantación y puesta en marcha se realiza en tiempo récord y permite ver resultados a corto plazo.

 

Consultoría: Permite conocer y mejorar el flujo de trabajo del Servicio de Contratación de la entidad pública. Se fijan y priorizan los objetivos a conseguir y se establecen plazos de ejecución. Instalación y configuración: Se instala y se adaptan los procedimientos de contratación de CGAP a las necesidades definidas en la fase anterior. Formación: Se realizan jornadas de formación con distintos perfiles de usuarios. Puesta en marcha: Realizamos un seguimiento continuo del cumplimiento de los objetivos descritos.

Plantillas

Con GCAP el 90% de la documentación se elabora de forma automática.

 

Consigue realizar la documentación del expediente reduciendo considerablemente los errores y el tiempo de elaboración, gracias a las plantillas predefinidas.

El sistema dispone de una potente gestión documental, que permite el control de versiones y una ágil búsqueda de la documentación.

Firma electrónica y comunicados

Permite el uso de firma electrónica y el envío de comunicados a través del sistema.

 

Con el uso de la firma electrónica,  se consigue reducir considerablemente los tiempos de gestión y minimizar el uso de papel.
 

Con la funcionalidad de los comunicados, la notificación  de cualquier trámite a externos a la entidad como  Licitadores, miembros de Comisiones de Valoración, miembros de Mesas de Contratación,  así como la comunicación entre los diferentes servicios de la entidad,  deja de ser una preocupación de los técnicos de contratación, pues GCAP lo hace de manera automatizada en sus procesos.

 

Control de plazos

Con GCAP el control de todos los plazos del expediente, lo realiza el sistema.

 

No es necesario anotar fechas y vencimientos, GCAP controla los plazos del expediente y avisa a través de mensajes de alerta con la antelación suficiente.

Fija plazos para la tramitación del expediente y controla la desviación en tiempo real mediante informes, para actuar sobre aquellos puntos que hacen retrasar la gestión.

Flujos de trabajo

Utiliza flujos de trabajo de fácil manejo adecuados a la ley de contratos del Sector Público.

Los flujos de trabajo marcan en todo momento los pasos a seguir, consiguiendo a corto plazo que todos los profesionales implicados mejoren su método de trabajo gestionando electrónicamente el expediente.

La flexibilidad de GCAP, hace que estos flujos de trabajo se puedan modificar fácilmente sin detener el trabajo del día a día, adecuando los procedimientos ante cambios en la LCSP o mejoras en la organización propuestas por la Dirección.

Principales ventajas

  • Potente gestión documental

    Permite el control de versiones y una ágil búsqueda de los documentos.

  • Comunicados autómaticos

    El sistema envía los comunicados de forma automática, reduciendo los tiempos de gestión y el uso de papel.

  • Control de vencimientos

    Calendario incorporado para la gestión de los eventos y aviso si está cerca el vencimiento del contrato.

  • Reduce tiempos

    Controla el ciclo de vida completo de los procedimientos de contratación, reduciendo los tiempos medios necesarios para la tramitación de los expedientes.

  • Elimina errores

    Reduce considerablemente los errores, mejora la calidad de los datos obtenidos.

  • Cálculo automático

    De las bajas temerarias como de las puntuaciones económicas y gestiona el cálculo de anualidades, prórrogas y modificaciones de contrato.

  • Mejora la comunicación

    Entre todos los interlocutores que participan en los procesos de compras.

  • Plantillas predefinidas

    Reducen considerablemente los errores. La documentación se elabora de forma automática, a través de ellas.

  • Aumenta la eficiencia

    Ayuda a gestionar más expedientes en menos tiempo, generando el 90% de la documentación.

Preguntas frecuentes

Si no encuentras respuesta a tu consulta no lo dudes y rellena nuestro formulario de contacto y te contestaremos lo mas rápido posible.

Descarga el folleto informativo y ten la información al alcance de tu mano.

Sí, GCAP está adaptado a dispositivos móviles (Smartphones, tables…) , sólo precisa de un navegador web para conectarse a la aplicación.
GCAP dispone de los dos tipos de licencia: adquisición( instalada en las instalaciones del cliente) o SaaS (instalada en la nube).
GCAP se puede integrar con aplicaciones de gestión, registros de entrada/salida, portales de publicación, etc. Para ello dispone de distintas soluciones de integración: servicio importador de datos, Servicios web, Adapters Server y la posibilidad de realizar scripts en cualquier fase del proceso.
El sistema detecta si existe alguna baja temeraria y realiza los cálculos de puntuaciones económicas de forma automática según la fórmula establecida.
GCAP conoce todas las fases por lo que ha de pasar cada expediente y a través de sus informes y gráficos muestra la fase en la que se encuentra cada uno de ellos. El sistema es capaz de detectar desviaciones en cuanto a previsiones de cumplimiento de plazos de tramitación, localizando los posibles cuellos de botella del procedimiento.
GCAP permite configurar cuál será la ubicación de almacenamiento de la documentación, que puede estar en el propio servidor o en otra ubicación accesible desde GCAP. Esta ubicación de almacenamiento puede ser modificada en cualquier momento. GCAP dispone de una potente gestión documental que permite realizar búsquedas y acceder de forma rápida a cualquier documento de un expediente. Se pueden establecer permisos de acceso y descargar copias de la documentación.

Ya usan GCAP

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